Чит-код для Asana: как ускорить рутинные процессы в работе команды?

asanacheatcode
30
December
2021
0
0
Эффективная команда, которая точно знает, что делать, чтобы компания достигала своих глобальных целей. Кажется, что сложного: рассказал сотрудникам, к чему идем, и вперед, к новым вершинам. Но в реальности команда усердно работает весь год, компания не менее усердно платит за выполнение KPI, сотрудники занимаются тем, что им понятно, а их деятельность ни на шаг не приближает бизнес к поставленным целям. Если вы ищете методологию, которая поможет синхронизировать ежедневную работу людей с глобальным вектором развития компании, эта статья – для вас.
Содержание

Если вы используете платформу Asana, то у нас для вас две новости. И обе хорошие. Первая – вы выбрали лучший в мире сервис для управления проектами и задачами. Мы сами являемся фанатами Asana, используем ее каждый день в работе нашей команды и внедряем ее нашим клиентам.

Вторая новость в том, что мы разработали плагин для Asana, который кратно ускоряет взаимодействие команды по задачам и проектам вашей компании. О том, какие задачи мы решаем с помощью плагина UnicornFlow, и будет эта статья.  


Если ваша команда – живые люди, то, наверняка, у них не всегда получается соблюдать дедлайны задач. Когда срок выполнения одной задачи сдвинулся, это, скорее всего, повлияет на другие задачи и даже на целые проекты. Если сотрудник перенес дедлайн своей задачи, ему нужно предупредить участников зависимых от него задач, что и их дедлайны нужно скорректировать. Только на ручное изменение сроков уйдет около 15 минут. 


Другой пример. Сотрудник много работает с типовыми задачами. Так часто происходит в сфере услуг, когда менеджер сопровождает схожие процессы по каждому клиенту. Ему поручили новый проект, нужно снова, как и вчера, создать задачу по брифингу клиента, выстроить в Asana последовательность действий в проекте. Несколько часов уйдет на создание такой же структуры задач, их описания, как и в предыдущий раз.


Рутинных действий в Asana – предостаточно. Плагин UnicornFlow увеличивает производительность вашей команды, автоматизируя их понятные и повторяющиеся действия. Плагин состоит из кастомных модулей, каждый из которых закрывает минимум одно неудобство в работе с Asana. 

Предыстория UnicornFlow

Asana в RocketSales появилась благодаря основателю компании Константину Кузнецову. 10 лет он изучал разные сервисы по управлению проектами, но всё было не то. Потом он нашёл Asana и проектная деятельность в компании «полетела». Внедрять этот сервис клиентам, по-началу, никто не планировал.  


Мы в RocketSales – не просто перфекционисты, а перфекционисты с собственным штатом экспертных разработчиков. Поэтому мы начали «допиливать» Asana под себя. 


Интеграция с тайм-трекером, собственной ERP-системой, создание задач в Asana прямо из сделок в amoCRM – каждая новая доработка делала нашу Asana еще удобнее. Клиенты на скайпах, так или иначе, видели нашу систему управления проектами. «А что за платформа? Мы тоже так хотим!» – тогда мы впервые задумались о том, что можем делиться своими наработками и применять успешный опыт в проектах клиентов.  


В ходе внедрения Asana у клиентов также возникали запросы на доработку: 

  1. А можно, чтобы дедлайны во взаимозависимых задачах синхронизировались при внесении изменений?
  2. Нам нужен простой отчет, чтобы понимать, насколько эффективно сотрудники работают по задачам.
  3. Мы хотим ставить задачи в Asana прямо из чата в Telegram.

Наиболее полезные доработки, реализованные в проектах RocketSales, мы собрали в расширение UnicornFlow, чтобы абсолютно все пользователи Asana могли эффективнее работать и легче достигать поставленных целей.

Какие задачи можно решать в Asana с помощью UnicornFlow

UnicornFlow.io – расширение, в которое входят следующие функциональности:

  • Синхронизация дедлайнов 
  • Бизнес-процессы 
  • Отчёт по сотрудникам 
  • Telegram-бот для управления задачами 
  • Интерфейсные виджеты

Какие задачи помогает решить каждая из них? Разберём подробнее.

Синхронизация дедлайнов

Чтобы положить ламинат в новой квартире, нужно сначала подготовить пол и поклеить обои. Если срок доставки обоев сдвинется, то сместится и срок укладки ламината. Это называется взаимозависимые задачи. 

 

В сложных структурных проектах, где десятки задач разбиты на сотни подзадач, часто присутствует последовательная логика выполнения. Пока не сделано что-то одно, нельзя выполнить другое.

Например, Иван Фокин не может добавить на сайт UnicornFlow.io новые формы и ссылки на описания, пока туда не добавлены цены и согласованная оферта по продукту. А другой сотрудник не может опубликовать расширение, пока Иван не добавил на его страницу новые формы и ссылки на описания. 


Если дедлайн по задаче «Добавить на сайт цены…» сдвигается, то и две зависимые от неё задачи не будут выполнены вовремя. Unicornflow.io автоматически корректирует дедлайны в задачах, зависимых от той, в которой изменился срок реализации.


В Asana есть подобный функционал, но он не умеет работать с подзадачами. UnicornFlow сдвигает и сроки подзадач, входящих в задачу с меняющимся сроком. То есть наше решение максимально подробно прорабатывает уровни зависимости и вложенности, чтобы дедлайны ваших задач были актуальными.


Чтобы автоматически изменить дедлайн во взаимозависимых задачах, нужно просто выбрать «Сдвинуть сроки рекурсивно». Затем установить новую дату выполнения и разрешить в настройках изменять сроки в подзадачах и зависимых задачах.

Модуль «Бизнес-процессы»

Как часто вы делаете то, что уже делали некоторое время назад? Снова организовываете корпоративное событие для своей команды. Адаптируете очередного сотрудника к его новой должности. Декомпозируете в подзадачах, что нужно сделать, чтобы подписать договор на сотрудничество с новым клиентом. 


В Asana есть стандартная возможность создавать шаблоны задач. Условно, вы можете подготовить шаблон «Новый договор», который будет состоять из подзадач: 

  • запросить реквизиты контрагента, 
  • составить договор, 
  • отправить договор на согласование,
  • внести правки от контрагента,
  • подписать договор, 
  • получить акты.

Есть два принципиальных минуса стандартного функционала шаблонов в Asana.

  1. Можно выбрать только один конкретный шаблон. 
  2. Выбрать шаблон можно только в момент создания задачи. Наполнить подзадачами существующий таск уже не получится.

Виджет «Бизнес-процессы» даёт пользователям Asana более расширенные возможности. Он умеет:

  1. Наполнять задачу подзадачами не только в момент её создания, но и в любой нужный момент работы;
  2. Добавлять в задачу описание из шаблонов одной или нескольких задач;
  3. Комбинировать подзадачи из шаблонов нескольких задач.

Чем это полезно? Допустим, вы нанимаете нового сотрудника. Есть общие процессы, которые важно пройти каждому в компании. Есть уникальные процессы, которые продиктованы спецификой должности человека. 


Без UnicornFlow вы могли бы создать шаблон либо для введения в общую работу в компании, либо для введения в конкретную должность. Теперь вы можете сначала добавить в задачу подзадачи общего плана, а затем добавить специфические подзадачи специалиста. То есть наше решение позволяет комбинировать подзадачи и описания задач из любого количества нужных вам шаблонов. 


Какой шаблон нужен – вы легко поймете, изучив выпадающий список. Это существенно сэкономит время команды и сделает более качественным процесс постановки задач. 

Модуль «Отчётность» 

Вручную отследить, как идут дела в проектах компании, почти невозможно. На любом уровне использования Asana нужен быстрый доступ к аналитике. Ещё до того, как в Asana появился официальный раздел аналитики, мы разработали отчёт, позволяющий отслеживать качество работы сотрудников. 


Модуль позволяет группировать сотрудников в команды, выбирать период, за который вы хотите увидеть статистику. В таблице с метриками вы увидите: 

  • сколько задач выполнено за период, 
  • сколько из них выполнено в срок и с задержкой, 
  • сколько задач в данный момент в работе, 
  • какие из них просрочены и в каких не установлен дедлайн.

Важно, что увидеть аналитику можно только по тем проектам, к которым у вас есть доступ.


Также, кликнув на цифру в любой графе метрик, вы увидите список задач, которые выполняет или выполнил сотрудник. Ссылки на все задачи – сквозные. Можно быстро перейти к нужному таску, если есть необходимость уточнить какие-либо детали.


Telegram-бот для управления задачами 

В чатах часто происходят рабочие обсуждения. Почти так же часто идеи и задачи, сгенерированные командой в чатах, там и остаются. Мы написали собственного Telegram-бота, который позволяет поставить задачу Asana прямо из Telegram-чата. 


Вы можете написать напрямую боту, либо добавить его в групповое обсуждение. В каждом чате бот можно привязать к конкретному проекту, но, после постановки задачи, его можно добавить и в любой другой проект. 


Задачи боту можно ставить несколькими способами: 

  • отправка сообщения в чат; 
  • запись голосового сообщения в чат;
  • личное текстовое или голосовое сообщение боту.

Задачей можно управлять прямо в чате. Например, назначить ответственного, упомянув через «@» нужного сотрудника. Ваш коллега сразу получит в Asana уведомление о новой задаче. 


Плюс, любая команда, данная боту через голосовое сообщение, будет преобразована в текст и выполнена, а к задаче в Asana будет прикреплен аудиофайл из Telegram.


Интерфейсные виджеты для Asana

Это набор решений, который ускоряет взаимодействие сотрудников в Asana и делает его ещё более удобным. В интерфейсные виджеты входит 8 доработок:  


  • организация задач,
  • автоскрытие сайдбара,
  • автозагрузка подзадач,
  • скрытие подзадач,
  • описание статусов задач на доске,
  • автозагрузка проектов сайдбара,
  • счётчик уведомлений,
  • кастомный фон.

Опишем те, которые требуют пояснений. 


Функциональность «Организация задач» помогает оперативно управлять задачами в досках с помощью быстрых клавиш. 


С помощью функции автозагрузки плагин при переходе в карточку задачи автоматически загрузит все подзадачи. Возможность скрывать выполненные подзадачи облегчит визуальную оценку объема работы, который ещё предстоит. 


Для каждой секции с задачами на доске можно описать статус. Так команда будет понимать, какие задачи собраны в конкретном блоке. 


Счётчик уведомлений отображает количество новых действий, комментариев и других изменений по задачам, на которые вы подписаны. Удобно, что можно быстро оценить объём обновлений, на которые вам нужно отреагировать.  


Мы готовы обучить вашу команду эффективной работе в Asana
Оставьте заявку, чтобы получить бесплатную консультацию от наших специалистов
Оставить заявку
Мы готовы обучить вашу команду эффективной работе в Asana
Оставьте заявку, чтобы получить бесплатную консультацию от наших специалистов
Оставить заявку
Мы готовы обучить вашу команду эффективной работе в Asana
Оставьте заявку, чтобы получить бесплатную консультацию от наших специалистов
Оставить заявку

Сколько стоит плагин UnicornFlow? 

Чтобы пользоваться плагином, нужно оплатить доступы для количества пользователей, кратного пяти. То есть вы не сможете оплатить доступ для трёх пользователей, но сможете для 10, 15, 20, 25 и так далее. 


Стоимость модуля составляет $7 в месяц на человека при оплате за год, либо $8,5 на человека при оплате за месяц.  


Для небольших команд до 5 пользователей включительно у нас есть специальное предложение $20 за модуль в месяц при оплате за год, либо $24 при помесячной оплате.


Количество лицензий не привязывается к количеству людей в Asana. Активируется для каждого отдельно, как для платных пользователей, так и для гостей.


Чтобы оценить возможности плагина, вы можете использовать его бесплатно в течение двух недель. Для этого просто оставьте заявку на странице UnicornFlow.io и наш специалист поможет установить решение.

0
Оставьте заявку и получите запись вебинара
«Ошибки самостоятельного внедрения»
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Оставьте заявку и получите полную программу курса
«Самостоятельное внедрение»
Спасибо! С вами свяжется наш менеджер!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Подписывайтесь на канал RocketSales в Telegram
чтобы узнавать о новых статьях, обзорах и лучших кейсах из мира продаж и CRM
Подписаться на Telegram-канал
Записаться на консультацию
Мы свяжемся с вами в ближайшее время

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Мы скоро свяжемся с вами,
а пока почитайте полезные идеи
в нашем Telegram-канале
про продажи и CRM.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Записаться на консультацию
Оставьте свои контактные данные, чтобы наш HR мог с вами связаться и помочь подобрать подходящую вакансию

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Мы скоро свяжемся с вами,
а пока почитайте полезные идеи
в нашем Telegram-канале
про продажи и CRM.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.

8 бесплатных видеоуроков по эффективному управлению проектами

Оставьте заявку, чтобы наш специалист открыл вам доступ к самому известному онлайн-курсу ROCKET.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получите шаблоны воронок прямо сейчас

Оставьте номер, по которому наш менеджер сможет связаться с вами и отправить ссылку на Google-таблицу, в которой собраны все воронки из этой статьи

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Заполните данные
По указанным данным мы отправим
вам презентацию

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Презентация уже отправлена вам в WhatsApp. Приятного просмотра!

Больше полезной информации о продажах и CRM вы найдете в нашем Telegram-канале.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Больше интересного материала в нашем Telegram-канале

Бесплатный технический осмотр вашей amoCRM

Оставьте заявку, чтобы записаться на технический осмотр вашей amoCRM. Наш  эксперт проверит ее по 10 пунктам и найдет точки роста вашей системы продаж.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Мы готовы обучить вашу команду эффективной работе в Asana бесплатно

Оставьте номер, по которому наш менеджер свяжется с вами, чтобы активировать ваш доступ к 8 занятиям и бонусным материалам.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Мы готовы обучить вашу команду эффективной работе в Asana

Оставьте заявку, чтобы получить бесплатную консультацию от наших экспертов по Asana

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Бесплатный курс «Управление проектами в Asana»

Оставьте номер, по которому наш менеджер свяжется с вами, чтобы активировать ваш доступ к 8 занятиям и бонусным материалам.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Как транслировать команде цели компании?

Оставьте заявку, чтобы получить бесплатную русскоязычную презентацию по методологии OKR. Мы отправим сообщение с доступом вам в WhatsApp.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Нужна консультация по онбордингу в Asana?

Наш специалист бесплатно расскажет о возможностях этой платформы для вашей компании.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Бесплатная персональная презентация

Оставьте заявку и мы проведем индивидуальную виртуальную сессию по возможностям модуля «Ключевые показатели»

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

8 бесплатных видеоуроков по эффективному управлению проектами

Оставьте заявку, чтобы наш специалист открыл вам доступ к самому известному онлайн-курсу ROCKET

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию возможностей Asana

Наш эксперт проведет краткий ликбез о том, как устроена и что умеет Asana

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Нужна консультация эксперта

Мы знаем, как выстроить долгосрочные отношения с клиентами и готовы рассказать вам, как это сделать.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получите бесплатное руководство по OKR

Оставьте заявку, чтобы наш бот отправил вам бесплатное русскоязычное руководство по методологии OKR.

Введите номер телефона

Спасибо! Мы уже отправили презентацию вам в Whatsapp.
Oops! Something went wrong while submitting the form.