29/5/2018

Как отслеживать результативность менеджеров отдела продаж в amoCRM

В этой статье мы приведем свой опыт поиска решения по контролю за отделом продаж и расскажем, какие показатели и с помощью чего отслеживаем сейчас.

В первую очередь, следует сказать, что сама по себе аналитика отдела продаж - это настолько же индивидуальное решение для каждой конкретной компании, как например воронка и схема бизнес-процессов. Мы, например, шли к современной системе порядка двух лет, пробовали разные инструменты и подходы. К тому же именно поэтому универсальная и наиболее общая аналитика, которая встроена в CRM-системы не всегда показывает то, что хочет видеть и учитывать руководитель.

Мы прошли 4 больших этапа, пока не создали свою систему.

1. Ручной, без автоматизации.


Этим пользовались еще в начале работы компании. Когда менеджеров было немного, столько же клиентов и сделок. Поэтому сложности не составлял ручной сбор информации обо всех платежах и анализ результатов.Этот метод был чрезвычайно прост и полностью удовлетворял потребности, однако имел соответствующие недостатки. Актуализация требовала дополнительной работы, а с ростом сотрудников и объема продаж стала просто неудобной.

Заполнение таблицы вручную отнимало много времени и приводило к ошибкам

2. Следующий шаг - наша первая самописная система аналитики.


В ней информация подтягивалась из amoCRM. Плюс появились сводные данные по активности менеджеров. И главным плюсом была автоматическая отправка отчета на почту руководителя. Система имела все перспективы, но все уткнулось в невозможность доработки и постоянные сбои. Очень обидно, если учесть, сколько на нее было потрачено сил.

Первая сторонняя система аналитики с конструктором

3. В процессе развития мы добрались до интеграции amoCRM и Google-таблиц.


И это принесло новые возможности построения отчетов. По сути - безграничные, потому что на основе данных можно было строить любой требуемый дэшборд. Облачная структура гугл позволяет обновлять данные в реальном времени, а функционал формул аналогичен Excel. Но и здесь мы не остановились.

Преимущество Google-таблиц - в неограниченных возможностях построения отчетов

4. Пока заключительным этапом развития нашей системы отчетов является встроенный отчет по продажам в amoCRM.


По структуре он, в принципе, повторяет отчеты, которые были в Google-таблицах, но функционально намного удобнее:

  1. Встроен в amoCRM;
  2. Актуальные данные не на основе бюджетов сделок, а на основе конкретных платежей;
  3. Детализация по каждой цифре;
  4. Отправка в телеграм-чат;
  5. Расчет полной выручки и маржинальной прибыли.

‍Основной отчет по продажам разделен на 5 частей.

  • В первой (Маржа) показаны плановые ожидания и показатели каждого менеджера по продажам, а также процент выполнения. Здесь указаны именно фактические суммы с учетом маржинальной доли по каждому типу сделки.
  • Далее - столбец с бонусом. Сюда выводится цифра, которую получит менеджер по итогам месяца.
  • Маржа ожидание - это раздел, в который подтягиваются данные о предполагаемых платежах. Можно отследить, какие уже оплачены, а какие просрочены и прогнозировать результаты работы отдела.
  • Еще один столбец - это фактическая выручка, где указаны полные суммы платежей, поступившие в компанию.
  • Наконец,в разделе "Ушли в архив" можно увидеть суммы по сделкам, которые не дошли до продажи.

Теперь подробнее о том, что именно мы отслеживаем, почему и какие особенности есть у нашего отчета.

1. Платежи.

Это главная особенность аналитики, которой заменяем выгрузку в 1С и другие системы финансового учета.


amoCRM по умолчанию учитывает лишь бюджет сделки - это полная сумма, которую заплатит клиент. Однако, как показывает практика, почти всегда эта сумма разбивается на меньшие платежи. И они, в свою очередь, могут быть сильно растянуты во времени. Поэтому, чтобы учитывать реальные показатели каждого менеджера, отчет строится именно на основании информации о планируемых и совершенных платежах.

С помощью виджета, который позволяет вносить платежи в карточке amoCRM, каждый менеджер указывает о договоренностях с клиентом, а также факт оплаты. По этой информации строится аналитика выполнения плана.

В сделке указываются все платежи по проекту: размер, сумма, дата, комментарий и факт оплаты. Если платеж просрочен - система выделит его цветом.

Можно посмотреть, сколько денег уже поступило, а также сколько и когда планируется. Здесь же - сколько платежей просрочено и не состоится, потому что сделки ушли в архив.

Если нажать на любой показатель в отчете, появится детализация всех платежей. Отсюда можно перейти к конкретным сделкам

2. Тип сделки.

Вторая важная особенность нашего учета - это сегментация сделок по разным типам. У нас это Лицензии; Работы; Техподдержка и т.д. Помимо удобного фильтра в CRM, такое поле еще дает возможности для улучшения отчета:

  1. Настройка разного типа маржинальности для разных типов сделки. Например, лицензии для нас обеспечивают только половину маржинальной прибыли, поэтому в показатели идет 50% суммы. Это же учитывается и при расчете бонуса менеджера;
  2. Аналитика по работе менеджера с разными типами сделок. Если один продавец лучше закрывает сделки по внедрению, это повод направлять на него больше таких лидов. Кто-то может лучше работать на допродажах, а кто-то на продлении лицензий: все это можно учитывать и корректировать работу отдела.

Если нажать на значок плюса возле аватарки менеджера, развернется подробная информация о результатах по каждому типу сделки.

3. Сравнительная таблица.

Казалось бы понятная функция для сводной аналитики отдела продаж, однако в amoCRM, такого пока нет. В нашем отчете можно сравнить сотрудников по их результатам и прогнозам.

4. Бонус виден сразу.

Элементарная прозрачность для менеджеров - они видят, сколько получат по итогам своей работы, и для этого не нужно обращаться к дополнительным формулам.


Расчет происходит по прогрессивной шкале. В зависимости от процента выполнения плана, увеличивается и размер бонуса. Если менеджер не выполнил и половины от установленной цифры, он останется только с окладом.


После - чем больше продал, тем больше получит.

Столбец с бонусом позволяет менеджеру видеть свой результат, а также его сравнение с результатами коллег

Что мы еще отслеживаем с помощью отчета.

1. Активность менеджеров.


Большой сводный отчет о действиях сотрудников. Сюда попадает информация о письмах, звонках, выполнении задач и смене статусов. Такую информацию можно получить в amoCRM по каждому менеджеру, но не в форме общей таблицы. А так - можно сравнить и проанализировать ситуацию. Например, если менеджер показал плохие продажи, и у него была низкая активность - значит, вероятно, он сам виноват в своих показателях. А если, наоборот, низкие продажи совпадают с большой активностью, скорее всего, он что-то делает не так и его нужно переучивать (ведь с мотивацией все в порядке).

Сводная табличка по работе менеджеров покажет, кто и как работает

2. Сводная информация по сделкам в работе.


Здесь можно посмотреть, сколько у каждого менеджера в работе сделок и какой у них статус, а также - сколько сделок закрыто в архив. Когда видна вся информация, можно перераспределить нагрузку и повысить показатели всего отдела.

Отчет по сделкам поможет оценить ситуацию в отделе продаж на основании статусов.

Отчет в телеграм-чате.

Чтобы в любой момент посмотреть показатели отдела, надо просто запросить отчет прямо в телеграм-чат по продажам. Для этого настроен специальный бот, который по команде присылает картинкой актуальные данные. Функцией может воспользоваться любой сотрудник, состоящий в чате.

Отчет по сделкам поможет оценить ситуацию в отделе продаж на основании статусов.

Дэшборд в кабинете.

Еще один способ быстро получить информацию - посмотреть на экран, установленный в офисе. На него также выводится отчет, а мгновенный доступ есть у всего отдела.

Как мы говорили в начале, аналитика продаж в отделе - дело индивидуальное. Однако, если вы решите попробовать нашу систему, встроенный отчет можно установить и настроить самостоятельно через наш маркетплейс.

Единственное - его нужно будет наполнить данными (внести информацию о платежах в сделки), а также настроить, если еще нет, систему сегментации по типу сделки.


Заказать референс-встречу

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать подбор CRM-системы

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Подключить решение

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет СТАРТ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет ОРБИТА

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет КОСМОС

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Обратный звонок

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.