Asana для аутсорс бухгалтерии

Третий материал в серии универсальных кейсов использования Asana командами из разных сфер бизнеса. На этот раз мы покажем, как команда бухгалтеров, юристов, налоговых консультантов на аутсорсе может выстроить свою работу в Asana. Интересно, что этот кейс мы составили на основе реальной структуры двух компаний. Для первой мы внедряли Asana «под ключ», а вот вторая прошла обучающий курс «Управление проектами по Agile» и осуществляла внедрение самостоятельно, всего несколько раз воспользовавшись консультациями наших экспертов.

Специфика деятельности бухгалтерии на аутсорсе

Ответственности за чужие финансы не дает права на ошибки. Компания работает с большим объемом документов, доступ к обсуждению и согласованию которых должен быть и у бухгалтера, и у юриста, и у сотрудников со стороны заказчика. Плюс, на эту компанию ложится полное бухгалтерское обслуживание. В том числе снижение налогов и сокращение затрат.

Итак, как может выглядеть структура проектов и задач для агентства, предоставляющего услуги по бухгалтерскому аутсорсу

На основе систем наших клиентов мы пришли к выводу, что чаще всего такие компании ведут всего 2 портфеля проектов: «Внутренние проекты» и «Клиентские проекты».

Портфель внутренних проектов компании

В этом портфеле находятся проекты, в которых решаются общие корпоративные вопросы и ведется регулярная деятельность компании.

На какие проекты может делиться группа:

Общая стратегия компании
Основная доска для работы с клиентами
Персональные доски сотрудников
Шаблоны для быстрого запуска регистраций в системах
Процессы ввода в работу нового клиента

Проект «Общая стратегия компании»

‍
Структура проекта развития компании, в целом, не сильно зависит от специфики сферы деятельности. Доска задач разбита на секции, соответствующие направлениям развития, взятыми в приоритет.

Секция «Идеи» содержит все задачи, которые возникли как гипотезы на стратегических планерках. Инициировать добавление задачи в эту секцию могут как руководители, так и линейные сотрудники компании, заполнив специальную форму для идей, находящуюся в открытом доступе.

Дальше задачи обсуждаются на уровне руководителей и распределяются по направлениям: «Стратегические задачи», «Проблемы по клиентам», «Точки роста».

Задачи, утвержденные к реализации, отправляются в секцию «В работе». А когда работа по ним окончена – в секцию «Завершено».

Отдельно хотим рассказать о секциях «Цели на год» и «Проблемы по клиентам».

В Asana есть негласный принцип: пока цель не зафиксирована, ее не существует и команда не работает над ее достижением. Есть функционал «Milestone», где в виде ключевых задач подразделения или целой компании фиксируются цели на год. На выполнение этих ключевых задач направлены все ежедневные задачи подразделений компании.

«Проблемы по клиентам» – секция, где на особом контроле держатся клиенты, с которыми возникли какие-либо проблемы и они требуют прямого вмешательства руководства. Здесь компания работает над качеством услуг, сервиса, улучшает клиентский опыт и свою клиентоориентированность.

Обратите внимание на проект «Основная доска для работы с клиентами». Именно на этой доске ведется процесс предоставления услуг аутсорс бухгалтерии. Благодаря тому, что данный процесс является типовым, всех клиентов можно вести по нему, как по воронке продаж. Задачи отображаются на доске в режиме канбан.

Каждая задача наполнена подзадачами, и ответственный за клиента заранее знает, что и когда ему нужно сделать, даже если дедлайн этой задачи назначен на конец рабочего года.

При этом, задача одновременно находится, как на личной доске сотрудника, так и в проекте «Основная доска по работе с клиентами».

В личном проекте сотрудник видит только то, что необходимо реализовать именно ему.

Портфель «Клиентские проекты»

Здесь хранятся проекты всех клиенты компании. По правилам данного портфеля один проект равен одному клиенту.

Все проекты выстроены по одному принципу, доска клиента выглядит следующим образом:

Секция «План на год» — здесь хранятся стратегические планы на клиента, например «Перевод на Диадок» для удобства коммуникации с клиентом самой компании и его подрядчиков.

Секция «Задачи в очереди» — секция, в которой хранятся уже согласованные задачи, к которым еще не приступили.

Секция «Задачи в работе» — задачи, которые выполняются по клиенту в настоящее время.

Секция «Зависшие задачи» содержит задач, в которых следующий шаг должен сделать клиент. Это очень важный этап, так как зачастую реализация проекта затягивается по причине отсутствия ответа от заказчика. Ответственные за эти задачи сотрудники сразу видят, каким клиентам следует напомнить о необходимости в каких-либо действиях.

Секция «Выполненные задачи» хранит весь массив когда-либо выполненных задач по клиенту.

Кастомные доработки

Аутсорс бухгалтерия – команда, где к выполнению одной и той же задачи подключается минимум 2-3 отдела. Плюс, это компания, в которой ответственность перед клиентом максимально высока: они отвечают за порядок в финансах. Работать нужно скрупулезно, тщательно и с соблюдением сроков и договоренностей. А это часто возможно, только если команда правильно замотивирована на результат.

Учет затраченного на задачу времени

В кейсе Asana для маркетингового агентства мы уже рассказывали о системе учёта времени, затраченного на проекты и задачи компании. Был внедрён сервис Everhour, чтобы можно было понять, кто и сколько времени потратил на выполнение каждой задачи.

Рядом с каждой задачей вы видите кружок и число. Число отражает количество фактически затраченных часов. Кружок сначала заполняется зеленым цветом, но, чем меньше часов остается на реализацию задачи, тем краснее он становится. Вы можете открыть задачу, навести курсор на шкалу времени и увидеть, кто, когда и сколько работал над задачей, прежде чем она была закрыта.

‍

Автоматизация совместной работы над проектами

У каждого отдела в компании есть свой проект в виде списка задач. Так он выглядит в Отделе Маркетинга RocketSales

В одном из проектов внедрения Asana (а затем и для себя) мы автоматизировали процессы совместной работы над проектами разных отделов с помощью кастомных правил. Теперь при назначении задач на разные отделы, задачи автоматически отображаются на досках отделов. Данная настройка позволила сократить время на синхронизацию работы внутри компании.

‍