Asana для аутсорс бухгалтерии

Третий материал в серии универсальных кейсов использования Asana командами из разных сфер бизнеса. На этот раз мы покажем, как команда бухгалтеров, юристов, налоговых консультантов на аутсорсе может выстроить свою работу в Asana. Интересно, что этот кейс мы составили на основе реальной структуры двух компаний. Для первой мы внедряли Asana «под ключ», а вот вторая прошла обучающий курс «Управление проектами по Agile» и осуществляла внедрение самостоятельно, всего несколько раз воспользовавшись консультациями наших экспертов.

Специфика деятельности бухгалтерии на аутсорсе

Ответственности за чужие финансы не дает права на ошибки. Компания работает с большим объемом документов, доступ к обсуждению и согласованию которых должен быть и у бухгалтера, и у юриста, и у сотрудников со стороны заказчика. Плюс, на эту компанию ложится полное бухгалтерское обслуживание. В том числе снижение налогов и сокращение затрат. 

Итак, как может выглядеть структура проектов и задач для агентства, предоставляющего услуги по бухгалтерскому аутсорсу

На основе систем наших клиентов мы пришли к выводу, что чаще всего такие компании ведут всего 2 портфеля проектов: «Внутренние проекты» и «Клиентские проекты».

Портфель внутренних проектов компании

В этом портфеле находятся проекты, в которых решаются общие корпоративные вопросы и ведется регулярная деятельность компании. 


На какие проекты может делиться группа: 

  1. Общая стратегия компании
  2. Основная доска для работы с клиентами
  3. Персональные доски сотрудников
  4. Шаблоны для быстрого запуска регистраций в системах
  5. Процессы ввода в работу нового клиента

Проект «Общая стратегия компании»


Структура проекта развития компании, в целом, не сильно зависит от специфики сферы деятельности. Доска задач разбита на секции, соответствующие направлениям развития, взятыми в приоритет.


Секция «Идеи» содержит все задачи, которые возникли как гипотезы на стратегических планерках. Инициировать добавление задачи в эту секцию могут как руководители, так и линейные сотрудники компании, заполнив специальную форму для идей, находящуюся в открытом доступе. 


Дальше задачи обсуждаются на уровне руководителей и распределяются по направлениям: «Стратегические задачи», «Проблемы по клиентам», «Точки роста». 


Задачи, утвержденные к реализации, отправляются в секцию «В работе». А когда работа по ним окончена – в секцию «Завершено».


Отдельно хотим рассказать о секциях «Цели на год» и «Проблемы по клиентам». 

В Asana есть негласный принцип: пока цель не зафиксирована, ее не существует и команда не работает над ее достижением. Есть функционал «Milestone», где в виде ключевых задач подразделения или целой компании фиксируются цели на год. На выполнение этих ключевых задач направлены все ежедневные задачи подразделений компании. 


 «Проблемы по клиентам» – секция, где на особом контроле держатся клиенты, с которыми возникли какие-либо проблемы и они требуют прямого вмешательства руководства. Здесь компания работает над качеством услуг, сервиса, улучшает клиентский опыт и свою клиентоориентированность.


Обратите внимание на проект «Основная доска для работы с клиентами». Именно на этой доске ведется процесс предоставления услуг аутсорс бухгалтерии. Благодаря тому, что данный процесс является типовым, всех клиентов можно вести по нему, как по воронке продаж. Задачи отображаются на доске в режиме канбан.


Каждая задача наполнена подзадачами, и ответственный за клиента заранее знает, что и когда ему нужно сделать, даже если дедлайн этой задачи назначен на конец рабочего года.


При этом, задача одновременно находится, как на личной доске сотрудника, так и в проекте «Основная доска по работе с клиентами».


В личном проекте сотрудник видит только то, что необходимо реализовать именно ему.


Портфель «Клиентские проекты»

Здесь хранятся проекты всех клиенты компании. По правилам данного портфеля один проект равен одному клиенту.


Все проекты выстроены по одному принципу, доска клиента выглядит следующим образом:


Секция «План на год» — здесь хранятся стратегические планы на клиента, например «Перевод на Диадок» для удобства коммуникации с клиентом самой компании и его подрядчиков. 


Секция «Задачи в очереди» — секция, в которой хранятся уже согласованные задачи, к которым еще не приступили. 


Секция «Задачи в работе» — задачи, которые выполняются по клиенту в настоящее время.

Секция «Зависшие задачи» содержит задач, в которых следующий шаг должен сделать клиент. Это очень важный этап, так как зачастую реализация проекта затягивается по причине отсутствия ответа от заказчика. Ответственные за эти задачи сотрудники сразу видят, каким клиентам следует напомнить о необходимости в каких-либо действиях. 


Секция «Выполненные задачи» хранит весь массив когда-либо выполненных задач по клиенту.


Кастомные доработки

Аутсорс бухгалтерия – команда, где к выполнению одной и той же задачи подключается минимум 2-3 отдела. Плюс, это компания, в которой ответственность перед клиентом максимально высока: они отвечают за порядок в финансах. Работать нужно скрупулезно, тщательно и с соблюдением сроков и договоренностей. А это часто возможно, только если команда правильно замотивирована на результат. 


Учет затраченного на задачу времени

В кейсе Asana для маркетингового агентства мы уже рассказывали о системе учёта времени, затраченного на проекты и задачи компании. Был внедрён сервис Everhour, чтобы можно было понять, кто и сколько времени потратил на выполнение каждой задачи.


Рядом с каждой задачей вы видите кружок и число. Число отражает количество фактически затраченных часов. Кружок сначала заполняется зеленым цветом, но, чем меньше часов остается на реализацию задачи, тем краснее он становится. Вы можете открыть задачу, навести курсор на шкалу времени и увидеть, кто, когда и сколько работал над задачей, прежде чем она была закрыта. 


Автоматизация совместной работы над проектами

У каждого отдела в компании есть свой проект в виде списка задач. Так он выглядит в Отделе Маркетинга RocketSales 


В одном из проектов внедрения Asana (а затем и для себя) мы автоматизировали процессы совместной работы над проектами разных отделов с помощью кастомных правил. Теперь при назначении задач на разные отделы, задачи автоматически отображаются на досках отделов. Данная настройка позволила сократить время на синхронизацию работы внутри компании.



Ситуация из кейса вам близка, но остались вопросы?
Получите бесплатную консультацию о возможностях проектного управления в вашей сфере.
Получить консультацию

Послесловие

Работа с документами и финансами клиента не терпит неожиданностей и непросчитанных ходов. Жизнь предпринимателя полна неопределенности: сегодня пришел новый квалифицированный сотрудник, а завтра уволятся двое, внезапный кризис почти разорит компанию или же вы станете ведущими специалистами в стране, прибыль вырастет или упадет. 


Гибкость и четкость работы с Asana дает компаниям следующие преимущества:


Антихрупкость

Можно выстроить что-то грандиозное, но при замене одной даже незначительной переменной, сломается вся формула. Так случилось в 2020 году, когда из-за пандемии весь мир был вынужден резко сменить формат работы с офисной на удаленную. Все регламенты, контролирующие процессы, коммуникации посыпались в один миг. Но часть компаний уже имела гибкую IT-инфраструктуру, которая позволила быстро перестроиться и продолжить деятельность без потери эффективности. Мы в RocketSales спокойно оповестили сотрудников, что с завтрашнего дня переходим в удаленный режим. Во время локдауна ни одно подразделение не стало работать хуже, а были и те, кто стал использовать время продуктивнее. ‍


Вовлеченность команды

Люди и отношения между ними – основополагающий принцип коммуникации в Asana. Сотрудничество, положительный настрой, готовность к изменениям, человеческие отношения – все это вышло на первый план. Сотрудникам важно, чтобы их слышали и знали. Когда они видят, что их инициативы внедряют, они еще активнее генерируют положительные изменения. Это особенно важно на современном рынке в любой сфере: если не будете меняться вы – заменят вас.‍


Осознанный подход к задачам

Asana дает четкое понимание конечной и промежуточных целей. Сотрудник знает, какие задачи он должен выполнить сегодня, завтра или через неделю. Внезапный переход на удаленную работу не остановит процессы, люди все равно будут знать, чем заниматься.


Как существенный бонус – осознанные сотрудники прозрачно и четко ведут проекты. Даже если кто-то из них уволится, вы все равно будете понимать, выполнение какого объема работы нужно обеспечить, чтобы прогресс не останавливался. Потому что список задач на ближайшие пару недель актуален и готов.


Нужно немного терпения и последовательности. Ваша команда непременно оценит преимущества Asana! 

А если вы не знаете, с чего начать, почитайте подробнее про наш обучающий курс «Управление проектами по Agile».

Подписывайтесь на канал RocketSales в Telegram
чтобы узнавать о новых статьях, обзорах и лучших кейсах из мира продаж и CRM
Подписаться на Telegram-канал

Заказать референс-встречу

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Партнёрская программа RocketSales

🖄
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Записаться на консультацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить консультацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Оставить заявку

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Подключить решение

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать услугу

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет БАЗОВЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет РАСШИРЕННЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет СТАРТ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Рассчитать пакет ОРБИТА

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Пообщаться с экспертом

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

TIME AND MATERIALS

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

ВНЕДРЕНИЕ ASANA

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

ASANA PRACTICES

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Обратный звонок

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить презентацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.