Asana для производства металлорежущего оборудования

Продолжаем публиковать серию универсальных кейсов о том, как команды конкретной специфики организовали свою работу в Asana. Сегодня в фокусе производство металлорежущего оборудования. Поставки, отгрузки, сложный технический процесс и огромный штат сотрудников, в котором у каждого подразделения свои жесткие требования и регламенты.

Давайте посмотрим, как бескомпромиссные процессы производства разместились в гибкой платформе для управления проектами Asana.


Структура производства в Asana

В статье Asana для маркетингового агентства мы рассказывали про пирамиду ясности. Она помогает синхронизировать работу рядовых сотрудников со стратегией руководителей и направить деятельность команды на следование миссии.


В этом кейсе мы будем разбирать процессы на уровне Портфелей, Проектов и Секций. Портфель включает в себя ряд Проектов. Проект – это пространство для Задач, разбитое на Секции. 

Обязательные портфели

Как мы уже выяснили, портфель – это группа проектов, направленных на достижение конкретной цели. Для производства список портфелей может выглядеть вот так:

  1. Руководство компании
  2. Технический отдел
  3. Клиенты
  4. Пресейл
  5. Маркетинг
  6. Продажи
  7. IT-отдел

Портфель «Руководство компании»

В портфеле ведется два крупных проекта:

Развитие компании
Здесь формируется бэклог задач по внешнему и внутреннему развитию производства. Все идеи, возникающие в ходе обсуждения на планерке, вносятся в Бэклог идей и приоритезируются.


Развитие продуктов
Здесь аккумулируются все задачи, разделенные по продуктам и направлениям.


Портфель «Технический отдел»

В рамках этого портфеля создаются технические проекты по сборке, проектированию и ведению проектов клиента. Задачи в сами проекты попадают непосредственно из клиентских проектов, о которых мы расскажем в следующем абзаце.


Портфель «Клиенты»

Каждый новый клиент = новый проект в Asana. Удобно, что можно автоматизировать создание проекта в Asana прямо из CRM-системы и сразу заполнить его стандартными задачами и данными клиента из CRM. 


Даже если не настроено автоматическое создание проекта в Asana из сделки в CRM-системе, можно создать шаблонный проект по работе с новым клиентом.


Менеджер создает копию этого проекта перед встречей с клиентом, не тратя время на заполнение типовых задач и создание секций. Вписывает название компании, назначает ответственных за первые задачи, расставляет актуальные дедлайны и презентует проект клиенту.



Задачи по каждому клиенту делятся на логические блоки: пресейл, общие задачи, проектирование, сборка и так далее. Благодаря функциям мультипроектности задачи из этого проекта находятся и в проекте клиента, и во внутренних проектах технического отдела. Клиенту можно выдать доступ к списку задач по его проекту, чтобы объем предстоящих работ был прозрачным для обеих сторон. 


Портфель «Пресейл»

В этой группе находятся все проекты клиентов, для которых менеджеры готовят пресейл. Бизнес-процесс работы в этом проекте схож с работой в проекте «Клиенты». Это нужно, чтобы после завершения всех задач по пресейлу проект безболезненно переехал в стандартную группу «Клиенты». 



Портфели «Маркетинг», «Продажи» и «IT-отдел» являются типовыми. В них хранятся доски/списки сотрудников, проекты по развитию отделов и проекты продуктов.


Ситуация из кейса вам близка, но остались вопросы?
Получите бесплатную консультацию по проектному управлению в сфере сложного производства
Получить консультацию

Кастомные доработки

Автоматическое наполнение задачи подзадачами

В процессе реализации задачи у сотрудников часто возникает необходимость в декомпозиции на более мелкие подзадачи. Специалисты RocketSales разработали решение, позволяющее наполнять задачу подзадачами, по заранее созданному алгоритму.


Архитектура новых процессов

Одной из основных сложностей данного проекта внедрения было то, что 2 отдела в компании выросли в отделы за несколько недель до внедрения и руководители ещё не успели спроектировать единый процесс работы. Специалист RocketSales Денис Киселев не просто настроил текущие бизнес-процессы, но фактически переписал их с нуля, подобрав корректную методологию работы для каждого аспекта работы.



Никогда не пренебрегайте созданием регламентов ведения проектов и еженедельных отчетов. Совместно с функционалом Портфелей это позволяет руководителям тратить минимум времени на выяснение ситуации с текущими проектами, сосредоточившись только на проблемных моментах. 


Послесловие

Сотни компаний, основу деятельности которых составляет производство, уже используют Asana в своей работе. 


Своим мнением о потребности в системе проектного управления, с нами поделился Руслан Каримов, заместитель генерального директора по ИТ и цифровым технологиям Восточной горнорудной компании, крупнейшего угледобывающего предприятия с добычей на Сахалине. После прохождения обучающего курса по управлению проектами Восточная горнорудная компания за несколько месяцев перевела в Asana более 350 сотрудников разных подразделений.

С одной стороны, у компании курс на масштабирование. Нужно ускорить прогресс по проектам, контролировать выполнение задач, следить не противоречат ли задачи друг другу и нет ли дублей. С другой стороны, из-за пандемии бизнес получил серьезный удар. Рынки просели, стоимость энергоресурсов сильно упала. Мы стали чаще, чем раньше собираться на совещания. Задач стало больше. А с переходом на удаленку контролировать их оказалось почти невозможно. Несколько сотен человек сели дома. Разница во времени с некоторыми сотрудниками 8 часов. Работают или нет – неясно, какой текущий результат по задачам – непонятно. Работать как раньше стало неэффективно. От руководителя можно получить задачу и сидя дома, но чтобы ее решить, нужно подключать компетенции коллег из разных отделов. Мы искали хороший инструмент за адекватную цену и с возможностью быстрого внедрения. Важным фактором было наличие в России компании с подходящим опытом использования. Так мы вышли на RocketSales. Мы быстро внедрили Asana и уже видим результат.

Подробнее о том, как Asana работает в бизнес-процессах Восточной горнорудной компании вы можете почитать в отдельном материале в нашем блоге.

Подписывайтесь на канал RocketSales в Telegram
чтобы узнавать о новых статьях, обзорах и лучших кейсах из мира продаж и CRM
Подписаться на Telegram-канал

Заказать референс-встречу

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Партнёрская программа RocketSales

🖄
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Записаться на консультацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить консультацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Оставить заявку

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Подключить решение

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать услугу

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет БАЗОВЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет РАСШИРЕННЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет СТАРТ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Рассчитать пакет ОРБИТА

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Пообщаться с экспертом

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

TIME AND MATERIALS

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

ВНЕДРЕНИЕ ASANA

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

ASANA PRACTICES

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Обратный звонок

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить презентацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.