Если ваша компания работает в Asana, вы, наверняка, изучали преимущества разных тарифов. Сейчас, пока с курсом валют в России ситуация улучшилась, вопрос о повышении тарифа снова актуален. Осталось понять, нужен ли вам тариф Business и как перестроить бизнес-процессы в Asana с учетом открывающихся перед вами возможностей?

‍

Расскажем о переходе компании нашего клиента с тарифа Premium на тариф Business в Asana.

‍

Зачем нужен тариф Business? 

На сайте asana.com разница тарифов описана довольно детально. 

‍

Правда это не дает понимания бизнесу, в чем польза повышенных тарифов. То есть понятно, что на тарифе бизнес к четырем представлениям проектов добавляются «Портфели» и «Цели», но как это поможет команде работать эффективнее? 

‍

Вот наша версия, для чего стоит переходить на тариф Business:

1. Возможность гибкой настройки автоматизаций в проектах. Вы можете задавать нужные правила для создания задач и подзадач, назначения ответственных и других бизнес-процессов.
2. Доступ к функционалу «Портфели», который дает возможность верхнеуровневого контроля проектов и загруженности специалистов.
3. Возможность использования системы отслеживания целей организации для получения измеримых результатов работы компании.

‍

Как выглядит процесс создания коммерческого предложения без автоматизации? Сотрудник получает от менеджера по продажам новый запрос на создание документа, ставит задачу в Asana. Затем ищет ссылку на бриф, который заполнил клиент. Вспоминает, что должен сделать, чтобы правильно составить КП: 

‍

• обработать клиентский бриф, 
• определить, за какой услугой обратился клиент,
• задать дополнительные вопросы менеджеру по продажам при необходимости. 

‍

Когда бриф обработан, нужно провести мозговой штурм и сформировать предложение, от которого клиент не сможет отказаться. Кого привлекать к разработке оффера? С кем его согласовывать перед отправкой клиенту? 

‍

Когда коммерческое предложение (кажется) готово, нужно получить одобрение руководителя. Но если руководитель занят, задача может потеряться в десятках таких же дел, и клиент не получит презентацию в срок.

‍

Каждое коммерческое предложение – потенциальная прибыль до компании. От того, насколько быстро и качественно его проработает команда, зависит решение клиента о сотрудничестве с вами. 

‍

Тариф Business позволяет ускорить процесс подготовки коммерческих предложений и минимизировать вероятность ошибок сотрудников:

‍

1. быстрый старт работы над задачей и автоматическое наполнение её подзадачами.
   При создании задачи на этапе «Заявка на КП получена», Asana уведомляет ответственного о новом обращении. Прямо в задаче с помощью кастомного поля сотрудник выбирает тип услуги. Asana автоматически ставит в задаче подзадачи, соответствующие последовательным действиям, которые нужно выполнять. В описание каждой поставленной подзадачи Asana сама добавляет детали, регламенты и другую информацию, которая поможет ответственному действовать эффективно.
   
   
2. последовательный и регламентированный процесс подготовки коммерческого предложения.
   Когда бриф обработан, задача переходит на следующий этап. Срабатывает триггер смены статуса задачи и в ней автоматически создаются новые подзадачи: провести мозговой штурм, определить ключевую ценность предложения, провести внутреннюю защиту презентации и согласовать ее с руководителем. Ответственные в подзадачах назначаются автоматически. Это минимизирует ручной труд и сильно экономит время сотрудников.

‍

эффективный процесс согласования предложения с клиентом. Когда презентация для клиента одобрена руководителем, ответственный за задачу переносит ее на следующий этап «Презентация собрана». Asana ставит задачу на отправку коммерческого предложения заказчику и добавляет в описание шаблон обращения и важные примечания, которые помогают увеличить конверсию в продажу.

‍

Звучит, как волшебство. Но давайте посмотрим, как это работает. 

Что еще умеет Asana на тарифе Business?

‍

Оповещения о дедлайнах и просроченных задачах.

‍

Руководителям и ответственным за задачу важно оперативно реагировать на срыв сроков. Мы настроили автоматические оповещения, чтобы избавить команду от необходимости просматривать все сроки поставленных задач.

‍

Создание проекта базы знаний.

‍

Этот вариант удобен, когда в задачах Asana закрепляются результаты работы сотрудников (коммерческие предложения, любые текстовые документы, макеты, графические изображения, файлы и так далее). После настройки автоматизации все задачи с вложениями определенных типов попадают в специальный проект и хранятся там.

‍

Запуск совещаний и оповещений о проведении планерок.

‍

При проведении планерки или совещания важно фиксировать результаты. Делать это в Asana – удобнее всего. Создав проект совещаний вы можете сформировать в нем бэклог задач по итогам обсуждения, внести дату собрания и в кастомном поле выбрать группу участников (отдел или направление вашей компании). Asana сама добавит необходимых участников в задачу, напомнит им о встрече и поставит задачи, необходимые для подготовки к совещанию.

Портфели и Цели – вишенка на торте проектного управления

‍

Компания столкнулась с проблемой: чем больше проектов появлялось у отдела, тем сложнее руководителям было ориентироваться в системе и отслеживать прогресс. 

‍

Эту проблему решил функционал «Портфелей». Мы обучили команду клиента работе с данным функционалом, после чего провели встречи с руководителями отделов и для каждого из них составили техническое задание по формированию портфелей.  

‍

Портфели клиента показать мы не можем из соображений профессиональной этики, но мы активно используем этот функционал во всех подразделениях ROCKET. 

‍

Так, например, выглядит Портфель маркетинга в нашей команде. 

В каждый портфель может входить разное количество проектов, сотрудники пишут отчеты по проектам, а ответственный за портфель собирает верхнеуровневый отчет для руководителя. 

‍

За пару минут топ-менеджер может оценить прогресс по проектам команды, увидеть, в каких направлениях нужна его помощь и насколько загружены отдельные сотрудники. Подробно о механике работы с портфелями мы рассказывали в статье «Как 4 маркетологам обеспечить потребности компании». 

‍

‍

Функционал «Цели» мы начали внедрять постепенно. 

1. Провели вводную лекцию о том, как это работает. 
2. Проработали цели компании с топ-менеджерами. 
3. Провели сессии по формированию целей с отделами. 
4. Сформировали с командами цели и ключевые результаты по ним.
5. Провели скайпы с командами по проработке целей.
6. Перенесли цели компании в Asana. 

‍

На основании методологии OKR мы выстроили гибкую систему отслеживания целей, которая помогает получать измеримые результаты. Работа, основанная на целях, дает возможность объединять специалистов вокруг четких ориентиров, правильно расставлять приоритеты и видеть, как работа отдельных сотрудников влияет на достижение целей компании.

Так зачем компании тариф Business?

‍

Банальный ответ: чтобы эффективнее управлять проектами команды. В чем мы измеряем эффективность? Вот несколько показателей клиента в динамике: 

1. Топ-менеджеры (в компании ведется учет времени) стали тратить на 2 часа в неделю меньше на контроль проектов.
2. Скорость коммуникации между продажами и производством увеличилась – это не объективный показатель, но отзыв сотрудников. 
3. Срок адаптации новых сотрудников сократился с четырех до трех рабочих недель.
4. Ручные действия были автоматизированы конструктором правил, благодаря чему время работы над операционными задачами сократилось в среднем на 30 минут в день. 
5. Еженедельное количество просроченных задач уменьшилось ровно вдвое, так как теперь Asana оповещает о забытых сроках.  
6. Сроки согласования задач сократились до 1 дня (было 3 дня в среднем), за счет алгоритма комментирования и автоматического назначения ответственного.