Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

iz-asana-na-pyrus-posle-blokirovki
30
June
2022
0
0
Достижение бизнес-целей компании – как карта в знакомых нам компьютерных играх. Открыто только то, что мы изучили, наша территория  комфорта. Дальше – туман и зона роста.

Этот кейс – про глобальную трансформацию сразу двух систем компании: системы продаж и системы проектного управления.
Содержание

Готовы к очень страшной истории? Asana по ошибке заблокировала аккаунт компании «Ангстрем» без объяснения причин. 

«Ангстрем» – научно-производственное предприятие, которое специализируется на разработке и производстве профессионального электротехнического оборудования и цифровых электролабораторий. Система управления проектами в такой компании – это сложная инфраструктура портфелей, огромный объем информации, договоренностей и дедлайнов. Что делать, когда в один момент все задачи команды стали недоступны для просмотра и даже для восстановления?

С командой ROCKET «Ангстрем» сотрудничает в рамках сопровождения amoCRM, плюс, не так давно мы проводили для них аудит системы проектного управления в Asana. Нужно было принять срочное решение по переносу бизнес-процессов и проектных работ в другую систему. Выбор пал на Pyrus, отечественный сервис, стабильно работающий с 2014 года.

С начала блокировок зарубежных сервисов на территории РФ, мы рассматривали различные системы для проектного управления: Trello, Kaiten, Yougile, Мегаплан и другие. Но наиболее подходящим под бизнес-процессы клиента оказался именно Pyrus. Приятный факт – Pyrus качественнее закрывал потребности компании, а лицензии на его использование оказались дешевле в 3,5 раза (279 рублей за пользователя в месяц вместо 1 000 рублей у Asana). 

Чем хорош Pyrus?

  • Проекты в нем можно вести, как гибко пользуясь досками и списками (проектами), так и достаточно жестко фиксируя этапы посредством форм и строгой маршрутизации процесса. Система подходит не только для управления проектами, но и для управления целыми бизнес-процессами.
  • Можно автоматизировать процессы без дополнительных IT-затрат. Например, настроить индивидуальную логику обработки необходимых полей, чтобы платформа обеспечивала бизнес-процессы конкретной компании без вложений в кастомные решения.
  • Есть полноценная история действий по проекту. Этим могут похвастаться очень немногие системы. Если история действий отсутствует, сотрудник может удалять задачи и информация об этом нигде не отразится. Удаление может произойти как намеренно, так и случайно, без оповещения о событии. 

Как происходил перенос процессов проектного управления в Pyrus? 

Даже размеренная и запланированная смена ключевого рабочего инструмента – большой стресс для команды и риск для компании. А вдруг новая система «не взлетит»? А когда миграция вынужденная, связанная с экстренной блокировкой без возможности восстановления данных, это не просто стресс, а СТРЕССИЩЕ (как шутят в одной известной рекламе).

Команда «Ангстрем» принялась ускоренно изучать функционал Pyrus, а бизнес-аналитики ROCKET начали выстраивать бизнес-процессы проектного управления в Miro. Начали с серии аудитов: важно было воссоздать реальный процесс коммуникаций и спроектировать его в Pyrus, чтобы после внедрения механизм продолжил работать. 

Работа разделилась на четыре этапа: 

  • построение организационной структуры, 
  • создание справочников для работы, 
  • создание списков и досок для проектов, 
  • настройка форм и паттернов для работы по гибким методологиям. 

 

Сначала в Pyrus была воссоздана организационная структура компании, созданы списки задач по проектам, перенесены все коммуникации по процессам. 

Далее мы создали справочники для работы. Они позволяют добавлять в формы каталоги товаров, перечни контрагентов, списки проектов и так далее. Удобно, к примеру,  быстро выбирать из выпадающего списка клиентов, того, над проектом которого работаешь. 

Третий шаг – создание проектов (списков и досок для отделов).

И последнее: формы и запущенный бизнес-процесс. Весь бизнес-процесс компании разделили на 11 форм. Форма в Pyrus – это набор полей и правил маршрутизации, которые описывают бизнес-процесс. 

Проект идет по набору правил, который называется маршрутизация. Каждому этапу маршрутизации можно задать название, а также правила, по которым на этот этап добавляются участники. Проект дошел до этапа согласования логистики – процесс автоматически завершил работу в одной форме и запустил работу в другой форме, передав туда необходимые данные. 

Для каждой формы мы разработали свой маршрут и шаблон с полями для заполнения , например: 

После формирования шаблона и построения маршрута формы, мы перешли к добавлению ролей в бизнес-процесс. Роли нужны, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда отсутствует ответственный на этапе сотрудник (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.). С этой целью вместо конкретного сотрудника на этап назначается роль, состоящая из этого сотрудника и его заместителей.

Кроме форм были созданы списки для работы по гибкой методологии. Например, чтобы вести внутренние задачи отделов.

Итог внедрения

За 20 рабочих дней мы воссоздали с нуля и улучшили систему проектного управления нашего клиента. Произошедшая блокировка оказалась даже на руку, так как Pyrus имеет более широкие возможности по строгой маршрутизации проектов и выигрывает у других сервисов по стоимости. 

Вот, как оценивают Pyrus сотрудники «Ангстрем». Рассказывает Антон Головленков, руководитель инжинирингового центра:

«У системы, как и у всего в мире, есть свои плюсы и минусы. Например, возможность создания формы и ведения проекта по строгим правилам. Маршрутизация – это вещь, она делает работу команды четкой, упорядоченной, минимизирует ошибки и бездействие. Но иногда это становится минусом – не позволяет гибко работать при отступлении от правил.

Структура организации – отличный инструмент для понимания штатного расписания. Сущность «Сотрудники» – еще одна фишка, удобная для хранения общей информации (телефоны, адреса и т. п.). Хорошая задумка – роли: разные люди, находящиеся в одной роли, могут помочь довести задачу до результата, если у коллег возникли сложности. При этом нужно всего один раз создать роли, указать в них сотрудников и вуа-ля. 

Из минусов – списки не очень удобно отсортированы в левой области, их нельзя сгруппировать. К сожалению, нет диаграммы Ганта. Графическая интерпретация обычно более наглядна. К тому же, трудно вести аналитику по сотруднику, если его задачи составлены не по форме».

Несмотря на недостатки системы, команда «Ангстрем» признает, что работать в Pyrus им даже более удобно, чем в Asana. Не потому, что Asana плохая – просто Pyrus больше ориентирован на сопровождение процессов проектного управления в этой сфере. Мы можем провести презентацию возможностей Pyrus для вас и вашей команды бесплатно. Просто оставьте заявку в форме и мы выберем удобное время!

Понравилось решение?
Получите готовый шаблон таблицы рейтинга продавцов и примените этот кейс в своем бизнесе прямо сейчас.
Получить шаблон
0
Подписывайтесь на канал RocketSales в Telegram
чтобы узнавать о новых статьях, обзорах и лучших кейсах из мира продаж и CRM
Подписаться на Telegram-канал

Смотрите также:

Вернуться к списку кейсов
Заполните данные
Мы свяжемся с вами в ближайшее время

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Мы скоро свяжемся с вами,
а пока почитайте полезные идеи
в нашем Telegram-канале
про продажи и CRM.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Заполните данные
Оставьте свой телефон и наш Telegram-бот поможет вам получить шаблон рейтинга продавцов

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Бесплатный курс «Управление проектами в Asana»

Оставьте номер, по которому наш менеджер свяжется с вами, чтобы активировать ваш доступ к 8 занятиям и бонусным материалам.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Бесплатный курс «Управление проектами в Asana»

Оставьте номер, по которому наш менеджер свяжется с вами, чтобы активировать ваш доступ к 8 занятиям и бонусным материалам.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Персональная презентация возможностей Pyrus для вашей команды

Оставьте заявку, чтобы выбрать время для онлайн-презентации от наших экспертов.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Оценить настройку аналогичного HR-процесса для вас?

Оставьте ваш номер телефона, чтобы мы могли обсудить запрос и назвать сроки и стоимость подобной интеграции для вашей компании.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Бесплатный курс «Управление проектами в Asana»

Оставьте номер, по которому наш менеджер свяжется с вами, чтобы активировать ваш доступ к 8 занятиям и бонусным материалам.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Бесплатный курс «Управление проектами в Asana»

Оставьте номер, по которому наш менеджер свяжется с вами, чтобы активировать ваш доступ к 8 занятиям и бонусным материалам.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Персональная презентация возможностей Pyrus для вашей команды

Оставьте заявку, чтобы выбрать время для онлайн-презентации от наших экспертов.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Впечатлил данный кейс?

Давайте обсудим особенности и стоимость похожих процессов для вашей компании.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Понравилось решение?

Получите готовый шаблон таблицы рейтинга продавцов и примените этот кейс в своем бизнесе прямо сейчас.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Хотите попробовать решение из кейса?

Оставьте свой номер телефон и наш менеджер активирует вам бесплатный доступ к модулю «Платежи» на 14 дней

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Нужна бесплатная консультация?

Оставьте свой номер телефон и наш менеджер проведет вам консультацию по настройке ботов и других эффективных механик в amoCRM

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Хотите попробовать решение из кейса?

Оставьте свой номер телефон и наш менеджер активирует вам бесплатный доступ к модулю «Платежи» на 14 дней

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Больше интересного материала в нашем Telegram-канале