9.11.2021

Эффективный онбординг: как нанимать и адаптировать сотрудников с помощью Asana

В компанию приходит новый сотрудник. Его долго искали и сильно ждали. Руководитель делает на него большие ставки, сотрудники в отделе понимают, что он снимет с них часть нагрузки и сможет активнее продвигать направления, за которые отвечает. Его любят и ждут… пока он не вышел на работу. 


Когда дело доходит до взаимодействия, все понимают, как сильно они заняты. Но адаптировать нового сотрудника по остаточному принципу в свободное от других дел время нельзя. Важно дать человеку правильные возможности для старта работы в компании, обеспечить его поддержкой, погрузить в культуру компании, познакомить с принципами и ценностями вашей деятельности. А если в отделе сразу несколько новых сотрудников? Руководителю или наставнику придется уделять все свое время их обучению.


Гораздо легче один раз проработать систему адаптации людей к должности, чем каждый раз хаотично отвечать на их вопросы:


—  Где найти информацию? 

—  Как связаться с коллегами? 

—  Какие критерии для выполнения этой задачи? 


В этой статье мы покажем, как организовали процесс онбординга новых членов команды RocketSales с помощью платформы Asana. 

К чему приводит хаос в онбординге 

Люди —  это главный актив компании и самый ценный её ресурс. Производительность нового сотрудника напрямую зависит от того, какие условия созданы в новой среде. Представьте: вы искали человека, тратили время и силы. Осталось ввести сотрудника в курс дела, познакомить со спецификой работы, вдохновить на плодотворное сотрудничество и наблюдать за его профессиональными подвигами. 


Но если у вас нет системы ввода в должность, вам придется каждому новому человеку уделять сто процентов вашего внимания и жертвовать операционной и стратегической деятельностью (либо личным временем для закрытия горящих задач).


Хаотичный онбординг приводит к неприятным последствиям:

  1. Сотрудник не понимает, какого результата от него ждут. Информация поступает из разных источников, дублируется, искажается. В итоге, у человека нет четкого понимания, с кем и по какому поводу коммуницировать, кто может ставить ему задачи, какие в компании требования к качеству работы.

  2. Если за обучение сотрудника отвечает руководитель, оно получается весьма обрывочным. Руководители – народ загруженный и от этого нестабильный. Взяв ответственность за онбординг на себя, они могут переносить ключевые этапы обучения. Экстренное совещание, отчетность, встреча с инвесторами – когда доходит до обучения молодых кадров, на часах уже давно нерабочее время.

  3. Компания платит, а новый сотрудник ждет. Если системы ввода в должность не было, скорее всего наставник даст новичку задачи в режиме «сделай пока вот это». Отследить, что работа выполнена и нужна новая, в режиме онлайн почти невозможно. Как и оперативно нагенерировать новых задач. В итоге, сотрудник, из вежливости и желания зарекомендовать себя, усиленно смотрит в монитор, и разочарованно думает, что совсем не за этим шел в перспективную и прогрессивную компанию. Какой профессиональный рост, если всё так медленно?

  4. Сотрудники уходят, а наставники выгорают. Винить нельзя ни тех, ни других. Первые не почувствовали той самой искры. А вторые шестой раз за месяц рассказывают очередному новобранцу о правилах работы в компании. Кто любит монотонность в работе? Когда твоя задача – вдохновлять, а ты и сам мечтаешь, чтобы тебя кто-нибудь вдохновил и рассказал, так в чем же плюсы работы в твоей компании. 

К сожалению, на старте работы в компании, человек не очень к ней лоялен. Ему важно уже вначале ощутить вкус пусть и небольших побед, увидеть, как команда ждёт его свершений, понять зоны своей ответственности, пропитаться культурой, представлением о высоком качестве выполнения задач. 


Чтобы «новенький» в вашей компании не оказался брошенным на произвол судьбы, нужно создать грамотный процесс его ввода в должность. Какую информацию он должен изучить? Как ему последовательно ознакомиться с базой знаний компании? Из каких источников узнать об организационной структуре и правилах рабочей коммуникации? С кем консультироваться по первым рабочим задачам и где эти задачи брать?


Мы создали универсальный шаблон адаптации нового сотрудника в Asana. В каждом подразделении RocketSales его немного улучшили в соответствии со спецификой деятельности. Теперь процесс адаптации структурирован и руководителю, в отдел которого пришел новый человек, не нужно тратить время и заново придумывать систему ввода в должность. 


Как Asana поможет новичку не заблудиться 

С помощью Asana мы создали структурированный, продуманный процесс, который эффективно срабатывает без контроля руководителя. Другими словами, мы частично автоматизировали найм и онбординг. И процесс стал комфортным и эффективным для каждой из его сторон.


Итак, новый сотрудник пришел в компанию RocketSales. Во-первых, об этом сразу узнаёт генеральный директор компании. Потому что при перемещении карточки нового сотрудника на этап «Согласовано» на доске Подбора кадров в Asana робот автоматически упоминает в задаче генерального директора компании. 


Дальше руководитель отдела копирует шаблон проекта ввода в должность и называет его именем нового сотрудника. 



Проект ввода в должность состоит из секций. Каждая новая секция – тематический блок задач, направленных на знакомство с компанией и спецификой должности. Руководитель отдела один раз собрал и сгруппировал по темам информацию и действия, необходимые сотрудникам, чтобы приступить к работе. Новый сотрудник последовательно выполняет поставленные задачи, всегда понимая, что он сделал сегодня и что его ждет завтра.  


Первый урок для всех сотрудников, начинающих карьеру в команде RocketSales – инструкция, как пользоваться Asana. Это ключевой инструмент в работе всех подразделений, кроме отдела продаж. Дальше сотрудника ждут регламенты деятельности, подробное знакомство с условиями его труда, информация о корпоративной культуре компании и о сервисах, которые мы используем в работе. Среди задач в блоках есть и те, которые требуют личного общения, например, беседа с руководителем. Включение наставника или прямого руководителя в процесс адаптации важно, поскольку у человека могут возникать вопросы, и поддержка в первые дни работы в компании особенно нужна. 


Удобно, что время и день беседы можно сразу зафиксировать. Asana позволяет упоминать нужного пользователя в комментариях к задаче. Прямо здесь можно «тегнуть» наставника и договориться с ним о встрече. Беседа с руководителем – одна из задач нового сотрудника и он точно не пропустит ее, потому что последовательно выполняет все задачи в блоке.


Во второй и третий день обучения добавляются более специфические задачи, связанные с его должностью. 


  1. Маркетолог будет изучать блок информации о целевой аудитории, конкурентах компании, ключевых болях клиента, услугах и продуктах RocketSales. 
  2. Менеджер проектов будет сфокусирован на знакомстве со структурой проекта внедрения и регламентами коммуникаций с клиентом. 
  3. Менеджер по продажам получит доступы к книге продаж RocketSales, узнает, как распределяются входящие обращения и какие этапы есть в наших воронках продаж. 


Мы сильно заморачиваемся над учетом времени, потраченного на задачи. Наша Asana интегрирована с сервисом TimeDoctor и мы с точностью до секунды знаем, сколько времени понадобилось человеку, чтобы выполнить любую задачу. Мы используем тайм-трекер не потому, что хотим контролировать сотрудников, а потому что


  • есть премиальные задачи, за выполнение которых сотрудники получают дополнительную мотивацию,
  • так мы можем проанализировать, на какие направления тратили время в прошедшем месяце и как они выросли,
  • можно оценить по срокам и стоимости новую задачу, посмотрев сколько времени заняло выполнение похожей задачи в прошлый раз. 

Если навести курсор мыши на поле со временем, открывается плашка с детальной информацией по отработанному каждым участником времени и по премиальной мотивации, которую каждый заработал, выполняя задачу.


Подробнее о системе учета времени в RocketSales мы рассказывали в статье «Управление показателями на стыке коммерции и IT»


Новому сотруднику важно быстро понять темп, в котором работают его коллеги. На каждую задачу на доске онбординга время уже предустановлено. Человек не будет растягивать знакомство с коротким регламентом на полдня, потому что знает, что на это у него есть один час. 



Asana также помогает новому сотруднику научиться коммуникации по своим задачам. Есть раздел «Уведомления», куда падают все уведомления по задачам, за которые сотрудник отвечает или в которых он является участником. 

Нельзя пропустить ни один вопрос, система позволяет направлять уведомление тому человеку, который должен отреагировать на обсуждение в задаче. Ясность в Asana упрощает адаптацию к рабочему процессу, делает её прозрачной, помогает избежать хаоса и быстро статью частью команды.


Нужна консультация по онбордингу в Asana?
Наш специалист бесплатно расскажет о возможностях этой платформы для вашей компании.
Оставить заявку
Нужна консультация по онбордингу в Asana?
Наш специалист бесплатно расскажет о возможностях этой платформы для вашей компании.
Оставить заявку
Нужна консультация по онбордингу в Asana?
Наш специалист бесплатно расскажет о возможностях этой платформы для вашей компании.
Оставить заявку

Преимущества Asana для руководителя 

Нам трудно было начать писать этот блок материала, потому что спустя 5 лет активного использования Asana мы вообще не представляем, как можно контролировать задачи своих сотрудников, не используя эту платформу. Писать в рабочих чатах «Ребята, а сделали ли вот это»? Раз в день собираться на планерку? Стоять за спиной у каждого и следить, работает ли он? 


В Asana за несколько минут можно увидеть прогресс по задачам, оценить время, затраченное на них, увидеть коммуникацию с участниками в комментариях и включиться в обсуждение, если это необходимо. Мы всегда отражаем в Asana текущий результат задачи. Это особенно актуально в оценке эффективности работы нового сотрудника. Легко понять, где он испытывает трудности, оказать своевременную помощь и помочь ему продолжить обучение. 


Руководителю не нужно тратить время на сбор информации о состоянии задач, производительности сотрудника и подключать к этому других людей. Asana сама покажет просроченные задачи, время, затраченное на их выполнение и то, как быстро сотрудник продвигается по блокам обучения. 


Возможно, кандидат медленнее справляется с задачами по предложенной ему должности, но проявляет инициативу в других направлениях. Если человек кажется вам ценным, можно скорректировать вектор его развития.  


Asana позволяет автоматизировать рутинные действия команды. Нужно один раз выстроить процесс, а дальше просто следовать алгоритму. Не нужно высчитывать, сколько времени уйдет в этот раз на беседу или на проверку тестового задания, если этот путь уже был пройден ранее и привел к нужному результату. 


Руководитель может выбрать полезные для него метрики отчетности и вывести на дашборд аналитики в Asana. Это позволит быстрее оценить работоспособность и эффективность человека. 


Какими могут быть метрики для аналитики процесса онбординга? 


  1. Количество выполненных за день задач;
  2. Количество прокомментированных задач; 
  3. Количество незавершенных задач по приоритету; 
  4. Текущее состояние задач сотрудника.

Asana работает как конструктор, помогая выстраивать процесс управления проектами и задачами компании. А если речь идет об удаленной работе, то Asana, на наш взгляд, единственная возможность ее обеспечить. Удобный интерфейс позволяет сотруднику быстро привыкнуть к программе, а значит как можно скорее начать эффективное взаимодействие по своим задачам. 

Инсайт напоследок 


Мы в RocketSales используем Asana каждый день. Неудивительно, что со временем мы адаптировали в ней и процесс онбординга. После того, как ввод в должность стал системным и грамотным, все руководители вдохнули полной грудью. Asana сама обучает новых сотрудников, не дает им забыть о задаче, отвечает на возникающие у них вопросы. 


Проверка личного списка задач в Asana (как минимум дважды в день) даст четкое понимание, что нужно делать. Если человек стал ответственным по задаче, которую кто-то уже начал выполнять до него, он видит обсуждения и результаты, ранее достигнутые в проекте. Ему не нужно носиться по рабочим чатам и пытаться найти хоть кого-то, кто помнит «чем в прошлый раз дело кончилось».

Плюс, с Asana мы сделали огромный шаг в культуре обратной связи. Руководителю важно вовремя узнавать, что у сотрудника что-то не получилось, что он огорчен, устал или, наоборот, открыл в себе новые способности и жаждет роста. У нас в RocketSales есть специальный бот, который пишет сотрудникам в Telegram в конце дня, спрашивая, как у них дела, что было сделано сегодня и чем человек собирается заняться завтра. 


Бот загружает эту информацию в статус личной доски задач сотрудника в Asana. Руководитель заходит утром в инбокс и видит отчеты своей команды о прошедшем дне. Ничего не нужно искать в мессенджерах и почте. Информация ежедневно обновляется и отображается в статусе проекта. 


Это полезно как новым сотрудникам, так и уже опытным. Благодаря откровениям сотрудников в ежедневных отчётах мы не раз предотвращали выгорание и даже увольнение людей. А еще мы регулярно берём оттуда идеи для новых продуктов и проектов. Asana связывает людей в период адаптации и всей работы в компании, не отменяя при этом личного общения, но давая возможность людям быть внимательнее друг к другу и сотрудничать экологично. 

Оставьте заявку и получите запись вебинара
«Ошибки самостоятельного внедрения»
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Оставьте заявку и получите полную программу курса
«Самостоятельное внедрение»
Спасибо! С вами свяжется наш менеджер!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Подписывайтесь на канал RocketSales в Telegram
чтобы узнавать о новых статьях, обзорах и лучших кейсах из мира продаж и CRM
Подписаться на Telegram-канал

Заказать референс-встречу

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Партнёрская программа RocketSales

🖄
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Записаться на консультацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить консультацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Оставить заявку

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить бесплатный вебинар

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Спасибо за заявку! Менеджер свяжется с Вами в ближайшее время!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Подключить решение

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать услугу

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет БАЗОВЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет РАСШИРЕННЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Заказать пакет СТАРТ

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Рассчитать пакет ОРБИТА

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Пообщаться с экспертом

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

TIME AND MATERIALS

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

ВНЕДРЕНИЕ ASANA

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

ASANA PRACTICES

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Обратный звонок

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получить презентацию

Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Записаться на консультацию
Мы свяжемся с вами в ближайшее время

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Мы скоро свяжемся с вами,
а пока почитайте полезные идеи
в нашем Telegram-канале
про продажи и CRM.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Записаться на консультацию
Оставьте свои контактные данные, чтобы наш HR мог с вами связаться и помочь подобрать подходящую вакансию

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Мы скоро свяжемся с вами,
а пока почитайте полезные идеи
в нашем Telegram-канале
про продажи и CRM.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Заполните данные
По указанным данным мы отправим
вам презентацию

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Презентация уже отправлена вам в WhatsApp. Приятного просмотра!

Больше полезной информации о продажах и CRM вы найдете в нашем Telegram-канале.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.