Сфера: производство товаров и продажа их на маркетплейсах.

Запрос заказчика: оцифровка бизнес-процессов и их перенос в удобный для команды сервис.

Какие цели должен был закрывать выбранный инструмент: 

‍

• контроль работы менеджеров,
• сбор аналитики по эффективности работы, 
• комфортное и продуктивное взаимодействие между отделами,
• возможность производственного и стратегического планирования,
• ведение и отслеживание прогресса целей компании,
• выстраивание иерархической структуры проектов (портфели),
• взаимодействия компании по проектам и задачам в одном сервисе, сокращение времени на коммуникации, поиск необходимой информации и отслеживание прогресса проектов.

В чем особенности управления проектами в этой сфере? 

‍

Наш клиент производит товары и поставляет их на склады для продажи на маркетплейсах. Торговля на маркетплейсах – очень высококонкурентная среда. Каждое торможение бизнес-процесса может привести к тому, что потенциальный покупатель найдет более шустрого продавца.

‍

В ROCKET есть отдельное направление по построению систем проектного управления. Команда работает над улучшением важных для бизнес-процесса показателей. Сложно звучит? Давайте разложим на более понятные критерии. 

‍

Чтобы поставщики и покупатели выбирали именно вас, нужно работать лучше и быстрее остальных.

1. Важно избавить команду от рутинных и отнимающих силы впустую задач. Для этого нужно перенести работу производства в удобный инструмент, который сделает процесс выпуска продукции прозрачным и понятным. 
2. Нужно правильно маршрутизировать задачи и создать такую автоматизированную последовательность, в которой одна задача-заказ переходит из отдела в отдел. 
3. Важно дать команде маркетинга возможность быстро проверять гипотезы и фиксировать их результат в едином пространстве. И, в дальнейшем, гибко планировать проекты и управлять ими, опираясь на результаты проверки гипотез.
4. Наладить систему контроля процессов. Что совсем непросто, учитывая большое количество отделов и множество кросс-функциональных взаимодействий между ними.

‍

Для решения всех задач клиента мы предложили Asana, платформу для управления проектами и задачами, которую сами используем внутри ROCKET. Мы являемся первым официальным партнером Asana в России и уже семь лет исследуем и применяем ее возможности, как в собственном бизнесе, так и в компаниях наших клиентов. Asana – идеальный инструмент, чтобы:

• эффективно управлять персоналом,
• ставить задачи перед командой и следить за их выполнением,
• контролировать прогресс в развитии проекта,
• находить ошибки в процессах и вовремя их исправлять.

О внедрении

‍

Внедрение – процесс пошаговый. Можно взболтать, потому что каждая компания – живой и динамичный организм, но важно не смешивать. Если вы идете по этому пути самостоятельно, то, заклинаем вас, не нарушайте последовательность. 

‍

Шаг 1. Аудит бизнес-процессов и техническое задание на внедрение. 

‍

Конкретно в этом проекте нам потребовалось несколько аудитов. Помним, что компания клиента – это средний бизнес, в котором много сотрудников, отделов и кросс-функциональных коммуникаций. 

‍

Пока мы изучали бизнес-процессы клиента, выявили, что над одним заказом работает сразу несколько отделов. Значит нужно создавать структуру, в которой каждый задействованный участник будет видеть всю информацию по заказу/партии на маркетплейс и легко сможет отследить, на каком он/она сейчас этапе. 

‍

В Miro мы выстроили структуру будущей системы проектного управления.

На внедрение Asana в 90% случаев приходят клиенты, которые с сервисом еще не знакомы. Поэтому мы создали демо-стенды по построенным процессам. Чтобы еще до интеграции процесс можно было «прощупать» изнутри. 

Здесь отражен процесс дропа одной партии товара: закупка и поиск материалов, создание тестов и эталонных образцов, создание пробной партии и отправка продукции в продажу.  В задачах есть свои кастомные поля, по которым можно собирать фильтры и аналитику. 

‍

Тот же самый проект можно отобразить не в виде списка, а на диаграмме Ганта. Все задачи автоматически раскладываются на временном отрезке, удобно планировать нагрузку и отслеживать ход производства.

Через список задач можно перейти в карточку определенной задачи. В ней хранятся необходимые материалы для создания образца/партии, переписка по ним в комментариях.

И вот, первый подводный камень в процессе производства: сотрудники производства – люди занятые, они не могут весь день сидеть за компьютером. Сложно совмещать большую нагрузку в рамках их профессиональных компетенций с активной деятельностью в Asana. 

‍

Но чтобы освоить новый инструмент, нужно изучить объемные регламенты (к сожалению, без обучения и привыкания не обходится ни в одном проекте внедрения). Потому что есть четкий и правильный процесс взаимодействия производства с другими отделами. 

‍

Так, например, выглядит готовая система регламентов и описанная оргструктура, с которой нужно было знакомиться сотрудникам. Большой объем важной информации, структурированный по разделам.

В этом документе подробно расписана вся карта взаимодействий команды друг с другом в Asana. Нужно время, чтобы выработать правильные привычки. Эти регламенты – как аптечка или база в компьютерных бродилках. Ты точно знаешь, где тебе помогут и куда идти за правильным ответом. Плюс, их наличие очень экономит время онбординга. Новых сотрудников не нужно обучать в частном порядке, так как есть последовательно поданная информация для изучения.

Вернемся к проблеме. Производство должно производить. Заполнять поля в Asana, двигать задачу на следующий этап, отписывать статусы для кросс-функциональных коммуникаций – это не то, что приносит деньги. Мы создали систему сигналов и оповещений, чтобы команде легче было понимать, правильно ли они идут по процессу производства.

‍

Настроили автоматические оповещения для сотрудников если задача приближается к дедлайну или просрочена, если задачу можно брать в работу, если сотрудник сообщил о сложностях через кастомное поле. Мы также ввели в регламент освоение мобильного приложения Asana для быстрой коммуникации по задачам. 

‍

Например, сотрудник склада при подсчете или выдаче/приеме товара может не возвращаться на рабочее место и с телефона указать в нужном поле, что партия №1387 пришла на склад. Отделы продаж и производства тут же получат уведомление о поставке и смогут начать работу по реализации продукции. 

Когда сотрудник отмечает, что задача выполнена, руководитель производства получает сигнал, можно брать задачу в работу и двигать ее дальше. 

Шаг 2.  Создание инфраструктуры системы Asana.

‍

Когда структура Asana была согласована, мы перешли к созданию проектов и настройке той самой устрашающей системы кросс-функциональных взаимодействий. 

‍

У каждого отдела – свой проект. Маркетинг и контент, Производство, Продажи, Аналитика, Склад, Документооборот, HR – все они связаны сетью оповещений. Если сотруднику одного отдела необходимо отправить задачу в другой отдел, нет необходимости искать проект этого отдела, он просто открывает свой проект и ставит задачу в определенную секцию с названием «Кросс-задачи». В поле «Отдел» выбирает команду, которая точно сможет помочь в реализации. И задача автоматически добавляется на доску отдела, которому ее назначили. 

Такая система позволяет держать всех участников процесса в одном инфополе, но не нарушать конфиденциальность данных. Сотрудник может добавить задачу на доску нужного подразделения, не имея доступ ко всем задачам этой доски. Проект отдела бухгалтерии или стратегического планирования финансов не смогут видеть все сотрудники. Но смогут попросить помощи, когда задача дойдет до соответствующего этапа. 

‍

Больше всего времени в этом проекте мы посвятили проработке проекта поставки на маркетплейс, в котором взаимодействуют все отделы.

‍

Инициатива создания поставки исходит от отдела продаж. Он запускает процесс, копируя заранее подготовленный шаблон реализации нового заказа. Другие подразделения получают автоматическое уведомление, что в компанию поступил новый заказ и сразу видят задачи по своим зонам ответственности. Чтобы исключить нарушение порядка выполнения задач, мы выстроили зависимости между задачами. Это удобный функционал Asana, при котором одна задача не может быть взята в работу, пока не выполнена другая. 

Например, пока не будет создан первый образец, его невозможно согласовать (как только это будет возможно, Asana уведомит ответственных). И также, пока не будет согласован тестовый образец, нельзя начинать создание тестовой партии.

‍

Отдельно мы создали проект «Отдел Производства», в который попадают только задачи, к нему относящиеся. Так нужно было, чтобы сотрудники этого отдела не путались в своих и чужих задачах, находящихся в общих проектах по поставкам. 

Производство – важнейший этап работы в компании нашего клиента. Каждая ошибка, проволочка или неэффективный процесс стоят бизнесу больших денег. В этом проекте: 

‍

• команда, не отвлекаясь на лирику, работает со своими задачами, 
• руководитель производства может оценить нагрузку и продуктивность команды. 

Шаг 3. Система контроля над всеми поставками.

‍

Как вы помните, одной из главных целей внедрения системы управления проектами была возможность контролировать, насколько эффективно работает компания. 

‍

Систему контроля в Asana можно реализовать, используя функционал «Портфели». Как с папками на компьютере – вы сортируете проекты по Портфелям и выводите верхнеуровневые данные в статусах. 

По каждому проекту внутри портфеля ответственный сотрудник регулярно заполняет отчет. Руководитель может зайти в портфель, сразу увидеть, где есть сложности по статусам проектов и оценить прогресс выполнения каждого заказа, оперативно подключиться и помочь ускорить процесс. 

Шаг 4. Презентация системы команде и обучение.

‍

Для топ-менеджмента компании мы провели презентацию. Так как именно им нужно будет донести ценность внедренного инструмента линейным сотрудникам. 

‍

Записали серию обучающих видео для команды и провели общий онлайн-ликбез, что было сделано, как этим пользоваться и как это улучшит опыт всех сотрудников. 

‍

Для руководителей настроили аналитику: 

• количество выполненных задач по каждому отделу и в цехах, 
• нагрузка сотрудников, 
• количество просроченных задач. 

Интересное решение нашли и чтобы отразить хронологию поставок продукции на маркетплейсы. В компании есть метрика, отражающая эффективность работы: всегда, в любой момент времени, на складе должна быть продукция, готовая для поставки. В Портфелях в Asana есть вкладка «Хронология». Там мы вывели все проекты по поставкам, а Asana распределила хронологию, опираясь на самый ближайший и самый поздний срок выполнения задач внутри проекта.

Такая аналитика позволяет видеть, нет ли задержек в поставках, загружено ли производство и сколько проектов ведет каждый сотрудник. 

За несколько месяцев силами команды ROCKET все процессы компании были успешно перенесены в Asana. И, знаете, что интересно? Уже на этапе настройки и проверки системы на нескольких подразделениях, сотрудники других отделов просили быстрее «настроить и им такое». На этапе обучения и топ-менеджеры, и линейные сотрудники охотно предлагали идеи, как еще улучшить процесс работы в Asana. И сейчас компания клиента активно и без малейшего сопротивления использует Asana для управления проектами.