Как мы делали миграцию и настройку базы данных из одной CRM-системы в другую.

‍

“Ависта модуль” - сибирская компания, оказывающая комплексные услуги по проектированию, строительству и комплектации быстровозводимых зданий административно-бытового и промышленного назначения, обратилась в RocketSales с задачей построения новой CRM-системы, в основе чего был переход из “Битрикс24” в amoCRM.

‍

Преимущества amoCRM – удобная CRM-система с множеством возможностей:

• Ведение базы клиентов
• Управление и анализ продаж;
• Система напоминаний о задачах.

Основной претензией к битриксу были ошибки при обработке входящих лидов, отсутствие контроля по текущим сделкам, просрочки по обязательствам перед клиентами. Эти проблемы возникали из-за ручного учета, неправильно настроенной воронки продаж и отсутствия интеграции входящих каналов - в первую очередь телефонии.

Переход из одной CRM-системы на другую подразумевал миграцию базы контактов, компаний и сделок из “Битрикс24” в amoCRM за последние два года. Также заказчику требовался перенос базы телефонных контактов и истории взаимоотношений с клиентами за все время работы.

При переходе на новую CRM необходимо было повторить все бизнес-процессы, скопировать сущности таким образом, чтобы менеджеры компании не испытали дискомфорта.

‍
Задачи внедрения в “Ависта модуль”

Аудит отдела продаж

‍

С помощью доработки получилось достичь корректности всех передаваемых данных - заявки автоматически попадали в amoCRM с указанием точки входа. Если были UTM-метки указанные в адресной строке сайта при переходе по рекламной ссылке, то данные метки попадали в специальные поля в CRM-системе.

‍

Миграция данных из “Битрикс24” в amoCRM

Проведена миграция контактов, компаний и сделок из “Битрикс24” в amoCRM с прикрепленными событиями. При переносе базы данных были сохранены взаимосвязи сущностей. Настройка импорта всей информации из карточек заявок, клиентов (это было необходимо для того, так как в карточках старой CRM у клиента были свои, вручную созданные поля), проверено, чтобы такие же поля были созданы в настройках карточки лида/сделки в новой системе.

Настройка воронки продаж

Бизнес-процесс был проработан вместе с сотрудниками заказчика. На определенных этапах воронки продаж создаются автоматические задачи, которые упрощают работу менеджера и позволяют достичь высокой эффективности.

‍

‍

Интеграция CRM с веб-сайтом

‍

‍

С помощью доработки получилось достичь корректности всех передаваемых данных - заявки автоматически попадали в amoCRM с указанием точки входа. Если были UTM-метки указанные в адресной строке сайта при переходе по рекламной ссылке, то данные метки попадали в специальные поля в CRM-системе.

Установка и настройка виджетов

Клиенту был установлен виджет-пак "Интерфейс" от RocketCRM - комплекс виджетов, который делает работу с интерфейсом amoCRM быстрее и удобнее.

‍

‍

IP-телефония

Интеграция amoCRM с OnlinePBX позволила настраивать схему звонков. Если в отдел продаж звонит новый клиент, телефоны по очереди звонят у менеджеров, пока один из них не ответит. Если клиент уже общался с компанией, он всегда попадает на своего менеджера. Заказчику была настроена автоматическая отправка SMS на мобильный номер менеджера с номером телефона клиента при недозвоне клиента.

‍

‍

‍

Подготовка к перемещению базы данных

Заказчику требовалось, чтобы процесс переноса базы данных представлял собой миграцию сущностей “Сделка”, “Контакт”, “Компания” из “Битрикс24” в amoCRM с прикрепленными событиями и с сохранением взаимосвязей сущностей при переносе базы.

‍

Перед перемещением базы данных из “Битрикс24” в amoCRM была проведена подготовка которая отвечала на следующие вопросы:

• Как будут импортироваться уже накопленные данные о клиентах в систему?
• Сколько времени займет весь процесс?
• Насколько он будет эффективен?
• Не потеряются ли связи между данными о клиентах?
• Где располагаются исходные данные и куда их необходимо перемещать?
• Существует ли разница в форматах исходных данных и данных места назначения?
• Подлежат ли импорту объекты базы данных?

Всего из “Битрикс24” в amoCRM необходимо было перенесли порядка 8 тысяч контактов и компаний, около 1,5 тысяч сделок, а также все истории сделок, лиды и звонки.

‍

Перемещение базы данных

После выполнения всех подготовительных действий, программистами RocketSales был написан скрипт, - с его помощью из “Битрикс24” клиента в amoCRM была скопирована и перенесена база данных.

Скрипт сопоставлял сущности двух систем, копировал их, распределяя по заданным алгоритмам: контакты к контактам, сделки к сделкам, бюджеты, телефоны, точки входа и т.п.

‍

‍

Для успешного импорта были выбраны обязательные поля, - Имя, Фамилия, Отчество были объединены в единое поле, всем остальным полям в порядке очередности выставили соответствие, после чего данные из “Битрикс24” загрузились в amoCRM по заданному алгоритму.

‍

‍

Скрипт перенес все сделки на те же этапы воронки продаж на которых с ними работали менеджеры отдела продаж «Ависта модуль» до миграции базы данных. По просьбе заказчика в карточки сделок была импортирована переписка, благодаря чему удалось сохранить более чем двухлетнюю историю взаимодействий с клиентами.

‍

‍

По просьбе заказчика в карточки сделок была импортирована переписка, благодаря чему удалось сохранить более чем двухлетнюю историю взаимодействий с клиентами.

Настройка перенесенной базы данных

В процессе миграции аналитики RocketSales совместно с клиентом проработали бизнес-процессы компании и настроили воронку продаж (в новой системе были настроены полностью аналогичные шаги воронки, названия шагов исправлены), благодаря чему в CRM появилась автоматическая постановка задач и выгрузка новых заявок на почту. Это позволило компании избавиться от рутинных действий, которые отнимали у менеджеров рабочее время.

‍

‍

Важной задачей в миграции базы из битрикса в amoCRM было сохранение телефонной базы. При работе в старой CRM-системе телефония в компании клиента была настроена таким образом, что в “Битрикс24” не фиксировалась вся история общения с клиентом. Менеджеры компании использовали мобильные телефоны, что не позволяло вернуться к записи переговоров и вести статистику звонков.

В качестве решения мы предложили использовать телефонию OnlinePBX - это офисная АТС, работающая с несколькими SIP-операторами и CRM-системами.

В результате миграции вся телефонная база из “Битрикс24” была перемещена в amoCRM. Также была сохранена история телефонных звонков в истории сделки.

‍

Итоги переноса базы данных из “Битрикс24” в amoCRM

Причина неудобства CRM-системы далеко не только в интерфейсе, - основная проблема в специфике бизнеса. Одинаковых компаний не существует, поэтому, если система не учитывает ваши особенности - вы не сможете автоматизировать рутину процессов, или получать нужную информацию в нужной форме это повлечет за собой убытки.

Когда система не адаптирована под специфику бизнеса - сотрудники начинают искать альтернативы, и со временем этого поиска они постепенно уходят во что-то другое, заполняя базу данных в CRM для галочки, в таких случаях руководству нужно принять волевое решение и поменять CRM уже с учетом всех бизнес-процессов и присущей им специфики.

‍

При переносе базы компании “Ависта модуль” из “Битрикс24” в amoCRM все данные клиента были сохранены.
Сам процесс миграции базы данных занял около 12 часов. Менеджеры стали работает в одном окне, в том числе звонить по IP-телефонии. Сотрудники стали быстрее обрабатывать запросы клиентов.

‍