Интеграция CRM-системы в компанию продающую оборудование для производства пластмассы.

‍

Хантер, клозер, фермер - это вовсе не названия персонажей новой онлайн игры в одноклассниках, а интеграция amoCRM в компанию по производству и продаже оборудования для производства сложных полимеров.

Без автоматизации процесса продаж сложно вести сделки и базы клиентов. Особенно это актуально для компаний занимающихся не только производством, но и закупкой и сбытом продукции.

Автоматизация увеличит эффективность отдела продаж и поможет избежать потери клиентов. К тому же, когда приходится руководить офисами в городах расположенных в разных часовых поясах, сложно проконтролировать работу подчиненных по данным из Excel.

За внедрением amoCRM к RocketSales обратилась компания Plast-ON, которая занимается производством и продажей термопластавтоматов.

До внедрения CRM-системы компания пыталась систематизировать продажи в 1С, но отсутствие внятной статистики по успешным и нереализованным сделкам, отсутствие единой базы контактов и сделок и необходимость контроля менеджеров из разных точек страны усложняли работу.

Внедрение CRM помогло Plast-ON автоматизировать работу и увеличить эффективность отдела продаж.

‍

Задачи внедрения

• Аудит отдела продаж
• Настройка воронок продаж
• Настройка IP-телефонии
• Обучение сотрудников

Аудит отдела продаж

Одна из задач аудита - поиск узких мест бизнес-процесса. Интегратору важно понимать весь цикл сделки: откуда приходят лиды, какую работу менеджеру предстоит выполнить на том или ином этапе воронки продаж.

На аудите определили сроки выполнения задач менеджерами отдела продаж. В зависимости от бизнес-процесса у задачи могут быть разные сроки выполнения, также она может ставиться на разные промежутки времени.

Рассматривая различные сценарии движения сделки рекомендуем клиенту настроить оповещения сотрудников в сторонних сервисах, например Telegram. В таком, случае когда сделка передвигается по воронке и ответственным на определенном этапе сотрудникам приходят оповещения в мессенджере о необходимости контроля и выполнения поставленных на данном этапе задач и дальше в зависимости от своего бизнес-процесса выполняет следующее действие.

‍

‍

Сложность бизнес-процесса в компании Plast-ON заключалась в долгой цепочке сделки и ее передачи между менеджерами.

В ходе аудита мы определили ответственных за определенный цикл сделки, расписали алгоритмы работы автозадач и обязательных полей на каждом из этапах воронки продаж.

‍

Настройка воронок продаж

Несколько бизнес-процессов в Plast-ON были разбиты на две воронки продаж. Сложный цикл сделки, которой на разных этапах занимаются разные менеджеры, подразумевал настройку большого количества алгоритмов и скриптов отвечающих за взаимодействия сотрудников.

Первая воронка продаж работала по базе потенциальных клиентов и представляла собой сделку протяженностью в 22 этапа. Три первых это работа "Хантера", подготовка лида, его классификация и подготовка к передаче. За следующий блок в воронке продаж отвечает так называемый "Клозер" - менеджер ведущий переговоры с клиентом. Он составляет техническое задание, подготавливает коммерческое предложение и контролирует его согласование. После получения предоплаты сделка переходит на этапы производства, доставки груза и закрытия сделки.

Мы советуем не перенасыщать воронку обязательными задачами на каждом этапе и ставить строгие ограничения по времени выполнения каждой задачи. Умышленно или нет, но менеджеры будут игнорировать сроки выполнения, количество просроченных задач будет расти. Тотальный контроль может привести к отторжению менеджером СRM-системы как инструмента управления продажами.

‍

‍

Вторая воронка продаж была предназначена для работы с постоянными клиентами и состояла из 20 этапов и была условно  разбита на три зоны ответственности. С первый по 12 этапы с клиентом работал "Фермер", на этапах доставки груза сделка переходила к менеджеру проектов. После того как груз был доставлен "Фермер" вновь становился ответственным за сделку.

Обе воронки продаж были наполнены автоматическим задачами цель которых не дать ответственным менеджерам забыть выполнить то или иное действие. Каждая задача была завязана на целевое действие без выполнения которого сделку невозможно передвинуть на следующий этап воронки продаж.

‍

Настройка IP-телефонии

До внедрения amoCRM заказчик пробовал различные схемы телефонии. Однако ни одна из них не привела к ожидаемому руководством результату. В итоге кто-то из менеджеров пользовался личным телефоном, кто-то совершал звонки по АТС компании.
Основным требованием заказчика к телефонии была систематизация входящих звонков, возможность их записи и автоматического привязывания к сделке.

Интеграция amoCRM с виртуальной АТС onlinePBX через платформуRocketCRM позволили учесть все пожелания заказчика.

Настроили создание  контакта и сделки прямо во время звонка. Написали скрипт распределения звонков по менеджерам, когда в случае не ответа одного из менеджеров отдела продаж, звонок переадресуется на следующего по очереди сотрудника. В это же время в сделке создается задача напоминающая о пропущенном звонке.

Если в компанию звонит клиент из воронки постоянных клиентов, звонок автоматически переводится на адрес ответственного за сделку менеджера. В случае не ответа вызов переадресовывается на мобильный номер сотрудника, также ему автоматически отправляется SMS-сообщение с номером телефона клиента.

Еще одним преимуществом onlinePBX является отсутствие дополнительных приспособлений. Теперь для звонка достаточно сделать пару кликов.

‍

‍

Обучение сотрудников

Обучение сотрудников компании работе с функционалом CRM важный этап внедрения. Без понимания как работать в системе сотрудники могут саботировать работу в CRM, в результате чего все усилия интегратора и руководства могут уйти впустую.

В процессе обучения внедренец не только объясняет основы работы в системе, но предоставляет клиенту поддержку в дальнейшей работе.

‍

‍

Итоги внедрения

На момент обращения клиента за внедрением сделки велись несистемно, результаты каждого этапа нигде не отмечались, статистика работы отделов продаж была не показательной. Сорвавшиеся сделки нигде не учитывались.

Внедрение amoCRM позволило заказчику контролировать работу всех менеджеров, получать полные аналитические отчеты по продажам – даже когда он физически не может присутствовать в удаленных офисах.